Our TIP this week still relates to the topic "Effective Facilitation Skills", emphasizing on the points to consider in making an effective impact on the group you are facilitating...

Effective Facilitation Skills : Presenting yourself (Bagaimana menampilkan diri anda)

* Energy (Semangat):

The energy level maintained will determine how much your delegates enjoy the presentation and will also indicate to what degree you believe in what you are actually saying.

Sum up key points at the end, preferably in one memorable phrase or mnemonic.

Ensure high energy levels during long sessions by keeping delegates busy doing one of the following three things: being made to think, working something out or physically doing something.

Don’t work an audience too long – frequent short breaks will keep energy levels high and help refocus attention.

Tingkat energi atau semangat akan menentukan sejauh mana hadirin menikmati presentasi anda dan juga akan menunjukkan tingkat keyakinan anda pada apa yang anda katakan.
Buatlah ringkasan pokok pokok pembahasan di akhir diskusi, lebih baik menggunakan ungkapan yang dapat diingat atau dihafal.
Memastikan tingkat energi yang tinggi dalam suatu sesi yang panjang dengan cara membuat hadirin tetap aktif dengan melakukan salah satu dari tiga hal berikut ini: buatlah mereka berfikir, buatlah mereka mengerjakan sesuatu dengan target atau hasil tertentu atau melakukan sesuatu dengan menggunakan fisik.
Jangan melakukan presentasi terus menerus – dengan sering melakukan jedah singkat akan mempertahankan tingkat energi yang tinggi dan membantu hadirin kembali memusatkan perhatian.

* Confidence (Kepercayaan diri)

Prior planning will not only help avoid poor performance, but will increase your confidence. Anticipate responses and questions that you may get during your presentation and prepare the appropriate replies. You will then be able to respond confidently and this will help you to relax and enjoy yourself more. It is when you reach this level of confidence as a Presenter/ Facilitator that you become more interesting to listen to, and therefore more effective.

Persiapan yang matang tidak hanya membantu menghindari penampilan yang buruk, tapi juga akan meningkatkan kepercayaan diri anda. Antisipasilah tanggapan-tanggapan dan pertanyaan yang mungkin akan muncul selama anda melakukan presentasi dan siapkan jawaban yang tepat. Anda kemudian akan mampu menanggapinya dengan penuh percaya diri dan akan membantu anda untuk lebih santai dan lebih menikmati presentasi anda. Dengan tercapainya tingkat kepercayaan diri seperti ini sebagai presenter atau fasilitator, anda menjadi lebih menarik untuk didengarkan dan karenanya anda menjadi lebih efektif.

* Knowledge (Pengetahuan)

People see through a bluff, which leads to a loss of credibility. If you are knowledgeable in a subject it is possible to convince the audience that you know what you are talking about. If you don’t know the subject matter, it is suicide with any audience.

Orang-orang dapat melihat bualan dan hal ini mengarah pada hilangnya kredibilitas. Jika anda memiliki pengetahuan pada topik yang anda bicarakan akan memungkinkan anda meyakinkan hadirin. Jika anda tidak tahu, sama saja dengan membunuh diri dihadapan hadirin macam apapun.

* Openness (Keterbukaan)

You must be prepared to listen as well as to talk. An open mind is essential as delegates grasp the newly introduced concept and experience the pain of change. Even the best Presenter/ Facilitator may encounter a hostile or negative audience. A presentation is very rarely the time to show people that their strongly held beliefs are wrong! That is the fastest way to make your audience hostile to you, and your points of view. The most you can do is to accept their beliefs but show them that there may be another point of view to consider.

Anda harus siap untuk mendengar seperti halnya anda berbicara. Pikiran yang terbuka sangatlah penting sementara para hadirin berusaha mengerti konsep yang baru dan mengalami ketidaknyamanan karena perubahan yang diperlukan. Seorang presenter/ facilitator terbaik sekalipun dapat menghadapi sikap kurang bersahabat atau yang bertentangan dari hadirin. Presentasi bukanlah tempat untuk memperlihatkan orang-orang bahwa apa yang mereka percayai dengan teguh selama ini adalah suatu kesalahan. Hal ini menjadi cara yang mudah bagi hadirin untuk bersikap bertentangan dengan anda dan pendapat anda. Yang paling tepat untuk anda lakukan adalah untuk menerima pandangan mereka namun menunjukkan juga terdapatnya pendapat yang berbeda yang harus dipertimbangkan oleh mereka.

* Eye Contact (Tatap Mata)

Maintaining good eye contact with each member of your audience will generate a personal conversation rather than a feeling of an impersonal presentation. It is important to look at the audience and not over them. They will be conscious if you are not looking at them.

Use 3-5 second individual eye contact in small groups. Anything longer will make the individual feel uncomfortable and the rest of the group will feel left out. In larger audiences, mentally break the group up into sections and focus on a section for up to 10 seconds in larger groups before moving on.

Mempertahankan tatapan mata dengan setiap hadirin akan membentuk suatu percakapan yang lebih bersifat bersahabat, ini lebih baik dari pada membentuk perasaan kurang diperhatikan. Sangat penting untuk memandang para hadirin dan bukan kepada hal-hal lainnya yang ada di sekitar mereka. Mereka akan sadar kalau anda tidak melihat kearah mereka.
Gunakan 3-5 detik untuk bertatap mata dengan setiap individu dalam kelompok.. Bila terlalu lama akan membuat mereka tidak nyaman dan anggota lainnya akan merasa diabaikan. Bila hadirinnya lebih banyak, secara mental pecahlah kelompok itu menjadi beberapa kelompok yang lebih kecil dalam membagi perhatian anda.

* Smiling (Senyum)

The first is to smile and get your audience to smile with you. Smiling is one of the best ice breakers, so smile when greeting an audience. To be successful, your own face must be animated as your audience is likely to mirror your behavior. Smiling is the best indicator of your own enthusiasm. And if you smile, there is an additional benefit, it helps you to control the “sweat factor” of being nervous in presenting, because it controls the flow of blood to the brain.

One way to get people to smile is to make one person smile. Smile is contagious – the others will catch on.

Another way is to tell an anecdote or humorous story. A joke is powerful tool if used wisely by a Presenter/ Facilitator because it requires audience participation. However the use of jokes during a presentation has to be carefully thought out and used with discretion. It takes great skill. If you don’t know your audience well, don’t tell jokes – related stories. You do not want a laugh as a response, but rather a “mouth smile”.

Pertama tama, senyumlah sehingga hadirin juga tersenyum pada anda. Senyuman adalah alat terbaik untuk mencairkan kebekuan/ kekakuan. Jadi tersenyumlah pada saat menyapa para hadirin. Supaya berhasil, wajah anda harus mencerminkan semangat anda karena besar kemungkinannya para hadirin menjadi ketularan semangat anda dan menjadi bersemangat pula. Senyum adalah alat ukur yang terbaik bagi antusiasme anda. Dan bila anda tersenyum, ada keuntungan lainnya yaitu menolong anda mengurangi keringat yang disebabkan oleh perasaan gugup dalam presentasi, karena mengontrol peredaran darah ke otak. Cara untuk membuat orang lain tersenyum ialah dengan membuat satu orang tersenyum - senyum itu akan menular pada orang lain.
Cara lain untuk membuat hadirin tersenyum adalah dengan menceritakan suatu cerita lucu yang singkat. Lelucon adalah alat yang efektif jika kita menggunakannya dengan bijaksana karena menuntut partisipasi hadirin. Bagaimanapun juga penggunaan lelucon dalam suatu presentasi harus dipikirkan dengan hati- hati dan digunakan dengan bijaksana. Ini membutuhkan keterampilan yang baik. Jika anda tidak mengenal hadirin dengan baik, jangan menggunakan lelucon. Anda tidak menginginkan tawa yang terbahak-bahak sebagai respon, melainkan hanya sebuah senyuman.

* Adopt an appropriate pose when listening (Sikap yang tepat saat mendengarkan)

Slightly tilting your head encourages a response from people. It is a more natural response from women than men. Keeping your head straight does not encourage responses. However, you must make sure you don’t end up just nodding all the time.

Keep your chin at the right level. If the chin is kept to low, you will look humble and unsure. If your chin is too high, it will look as though you are arrogant or even cocky. Listening also involves matching body language to the audience (for example bending down to listen to a child).

Body language and in particular your facial expressions can help you to punctuate your speech and assist the audience to grasp your meaning. Your audience will also take note of the noises you make when listening, so be careful to acknowledge answers correctly, rather than humming or grunting your agreement/ disagreement.

Dengan memiringkan sedikit kepala anda akan memancing suatu respon dari hadirin. Para wanita meresponi dengan cara ini secara lebih alami dari pada kaum pria. Dengan membiarkan kepala anda lurus kurang memancing respon dari hadirin. Namun demikian, jangan sampai anda mengangguk-ngangguk terus pada setiap saat.
Pertahankan dagu anda pada posisi yang tepat. Jika dagu anda terlalu ke bawah, anda terlihat tidak percaya diri, jika terlalu ke atas, akan terlihat bahwa anda sombong. Dalam hal mendengarkan, bahasa tubuh juga harus disesuaikan dengan pada hadirin. (sebagai contoh membungkuk pada saat mendengarkan anak anak).
Bahasa tubuh dan khususnya ekspresi wajah, akan membantu menegaskan atau memperjelas apa yang anda katakan dan membantu hadirin mengerti apa yang anda maksudkan. Hadirin juga akan memperhatikan suara-suara yang anda buat pada saat mendengarkan, jadi berhati-hatilah dalam menyikapi jawaban secara tepat , dari pada anda mengeluarkan suara yang menunjukkan ketidak setujuan anda.

* Sitting (Duduk)

Sitting up is a powerful, productive position and is reflected well by your observers. Sitting encourages discussion. When seated, you can more easily stimulate discussion. To regain control or attention, all you have to do is stand up. When standing, the most powerful position is to have one hand gesturing and one arm down.

Duduk tegap merupakan posisi yang menunjukkan kuasa/ wewenang dan kesiapan diri untuk menanggapi serta ditanggapi dengan positif oleh pengamat. Dengan posisi duduk kita dapat membantu mendorong terjadinya diskusi .Untuk mendapatkan kembali kontrol atau perhatian para hadirin, Anda hanya perlu berdiri. Pada saat berdiri, posisi yang paling baik adalah satu tangan bergerak dan satu tangan dibawah.

* Be familiar with the environment (Kuasai Lingkungan Sekitar Anda)

As a Presenter, you should also be in control of your surroundings, or at least as in control as you can! You should show your audience that you are in control. This is best done by spending sufficient time in the room prior to the arrival of your audience to ensure that everything works. You should practice all non-verbal movements before your audience arrives, and allow plenty of time.

Sebagai presenter,anda juga harus menguasai lingkungan di sekeliling anda, atau setidaknya apa yang ada di ruangan tersebut.
Anda harus bisa menunjukkan pada hadirin bahwa anda bisa mengendalikan situasi. Hal ini bisa dilakukan dengan baik dengan cara meluangkan waktu yang cukup di ruangan tersebut sebelum hadirin datang untuk memastikan bahwa semua peralatan atau fasilitas dapat digunakan dengan baik.
Anda harus mencoba semua peralatan sebelum hadirin tiba, dan menyisihkan sedikit waktu dengan mereka sebelum memulai memfasilitasi.